Langkah menetapkan waktu dan tempat acara (EO)


Langkah menetapkan waktu dan tempat acara:

 

Waktu Pelaksanaan

Dalam menyusun waktu pelaksanaan sebaiknya dipilih dua tanggal sebagai alternatif dan back up bila pada tanggal yang diinginkan tidak memungkinkan diadakan pesta/ acara. Konsultasikan pula dengan orang tua atau keluarga dan kerabat, karena biasanya orang tua memiliki hari dan tanggal yang baik untuk menyelenggarakan sebuah acara pernikahan
Penentuan tanggal ini, berkaitan dengan penentuan tempat acara dan juga memudahkan untuk mengatur waktu bagi klien yang bekerja kantoran.

 

Tempat Acara
Hal – hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi penyelenggaraan acara, yaitu:

*  Keuntungan dan kerugian lokasi tersebut

*  Kapasitas tamu

*  Fasilitas yang dimiliki (termasuk juga katering)

*  Untuk pesta outdoor, perjelas alternatif yang akan dilakukan pengelola jika cuaca tidak memungkinkan

*  Biaya – biaya tambahan seperti listrik, penggunaan ruang, kapasitas parkir, urusan perijinan, keamanan, dll

*  Sistem pembayaran, misalnya berapa down payment yang harus dibayarkan sebagai tanda jadi, kapan pelunasan, dll.

*  Perjelas pula mengenai kemungkinan terjadinya pembatalan atau perubahan tanggal.

*  Lokasi strategis dan mudah dijangkau

*  Jika muncul ketidakpuasan dari penyewa, bagaimana tindakan pengelola lokasi.

*  Jika sudah menetapkan suatu tempat sebagai lokasi pernikahan harus ada kontrak/perjanjian yang jelas (hitam di atas putih)

*  Lokasi  Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara

*  ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada

*  Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building,                      convention center, dsb.)

*  Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan.

*  Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan penuhi semua syarat administrasi secepatnya.

*  Terjaga kebersihan dan kenyamanan

*  Terjamin keamana

*  Tersedianya lahan parkir yang memadai

*  Tersedia fasilitas lainnya seperti toilet, kantin, ATM, mesin otorisasi kartu kredit, public telpon, press room.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s