Mengelola Persiapan Rapat



Rapat
merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

  Tujuan Rapat:

  1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
  2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, penyataan.
  3. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
  4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah – masalah yang sedang terjadi.
  5. Mempersiapkan suatu cara atau kegiatan.
  6. Menampung semua permaslahan dari arus bawah ( Para peserta Rapat )

Urutan rapat:

  1.  Pembukaan
  2.  Pembacaan susunan acara rapat
  3. Pembahasan materi rapat
  4. Penutup
Syarat – syarat rapat yang baik 
  1. Persiapan rapat
  2. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat
  3. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun
  4. Penentuan tempat
  5. Akomodasi
  6. Konsumsi
  7. Media / Peralatan
 Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan selama rapat berlangsung.
Notula terbagi menjadi 2, yaitu:
  1. Notula Harfiah / verbatim, yaitu pencatatan secara keseluruhan pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain.
  2. Notula rangkuman, yaitu  laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat.

Fungsi Notula :

  • Sebagai Alat Bukti
  • Sebagai sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
  • Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
  • Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
  • Sebagai Dokumen

Isi Notula Rapat

  1. Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.
  2. Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.
  3. Sifat rapat.
  4. Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.
  5. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.
  6. Susunan acara rapat.
  7. Ringkasan jalannya rapat.
  8. Hasil rapat.
  9. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.
  10. Catatan khusus.
  11. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.
Tata Ruang Rapat
  1. Gaya klasikal/kelas,  cocok untuk jumlah peserta yang banyak
  2. Gaya konferensi atau bentuk empat persegi panjang, dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk meninmbulkan semangat team work.
  3. Gaya huruf U, Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal.
  4. Gaya workshop, Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok.
Tipe-tipe pimpinan rapat:
a.       Tipe Otoriter
a.       Tipe Demokratis
b.      Tipe Laizess-Faire

Tipe-tipe peserta rapat:
a.       Tipe pemberi informasi
b.      Tipe inisiatif
c.       Tipe penyerang
d.      Tipe pemersatu
e.      Tipe perantara
f.        Tipe pemberi semangat
g.       Tipe pendengar

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s